Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma;
Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma Sürecinden Kurumsal Yönetime Doğru
21. yüzyılda ayakta kalabilmeleri için şirketler; güçlü bir sermaye yapısına sahip olmalı, doğru ve iyi yönetilmelidir. Güçlü bir sermaye yapısı için uygun maliyetli sermaye gerekmektedir. Uygun maliyetli sermaye için şeffaflık ve hesap verebilir olmak ön koşuldur. Şeffaflık ve hesap verebilir olmak da ‘’doğru ve iyi yönetimle’’ sağlanabilmektedir.
Ülkemizde, aile şirketleri ağırlıktadır ve yapılan araştırmalar pek azının (32%) 2. Kuşaklara kalabildiğini ve 3. kuşaklara kalma şansının ise (5 %) olduğunu göstermektedir. Ekonominin temel direği olan aile şirketleri ancak doğru yönetim, doğru risk yönetimi ve doğru stratejiler ile sürdürülebilirliklerini koruyabilirler.
Son yıllarda ülkemizde ve dünyada yaşanan ekonomik kriz, başta küçük şirketler olmak üzere bütün şirketlerin doğru yönetilmesinin ne kadar önemli olduğunu bir kez daha göstermiştir. Kurumsallaşma, risk yönetimi ve denetim kavramlarının şirketlerin kültürüne girmesi gerekliliği bir kez daha ortaya çıkmıştır.
Büyümenin ön koşulu, sürdürülebilirliktir. Sürdürülebilir büyümenin ön koşulu ise kurumsallaşmaktan geçer…
Kurumsallaşma;
Bir kurumun, bir kuruluşun veya bir şirketin kişilere bağımlı olmadan faaliyetlerini sürdürebilmesi ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapıya kavuşturulabilmesi işlemine ‘’Kurumsallaşma’’ denir. Kurumsal şirketlerde bütün süreçler hazırdır, iş akış şemaları, kişilerin yetki ve sorumlulukları belirlidir. Kişiler, bu iş akış şemalarına ve görev tanımlarına göre görevlerini yerine getirmede gerekli donanıma sahiptir. Şirket ilke ve değerleri, etik kuralları vardır, bu ilke ve değerler, etik kurallar herkes tarafından benimsenir ve uygulanır. Yönetim ve/veya kişilerin değişmesi ile birlikte, iş yapış şeklinin farklı olduğu gerekçesiyle, temel kurallar değiştirilemez, ancak geliştirilmesi için çalışılır.
Ayrıca, şirketlerin iş gücü, varlıkları ve finansmanı vardır. Şirketler bunların birleşmesi ile belirli bir sistem dahilinde, duygular işin içerisine karıştırılmadan yönetilir. Aile şirketlerinde, şirketin işgücü vardır fakat kritik noktalarda iş gücü aile bireylerinden oluşur, varlık ve finansmanı vardır fakat duygular (gelenekler, aile kültürü, alışkanlıklar) işin içerisine girer.
Oysaki aile duygusal ilişkilerin hakim olduğu kan bağı olan birlikteliktir, şirket ise mantık ve kuralların hakim olduğu sosyal bir kurumdur.
Avusturyalı yazar, konuşmacı, danışman, öğretim üyesi ve yönetim bilimci, Peter Drucker kitabında ‘’Aile, şirkete hizmet ettiği sürece, her ikisinin de sağlıklı bir şekilde devamlılığı sağlanır. Fakat şirket aileye hizmet etmeye başlarsa, ikisinin de sonu iyi olmaz.’’ der…
Şirkete hizmet etmeye yani büyümeye karar veren aileler, kurumsallaşma sürecine başlarlar. Peki bu süreç nasıl başlar ve devam eder?
Aile Şirketlerinde Aile Bireylerinin Kurumsallaşma Sürecinde kendilerine sormaları gereken sorular?
- Büyümeye hazır mıyız?
- Nasıl bir strateji izleyeceğiz?
- Nasıl bir finans kaynağı kullanacağız?
- Halka açılma yolunu seçersek, nasıl bir denge kuracağız?Aile üyelerinin istihdamı konusunda nasıl bir yol izleyeceğiz?
Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma Sürecinde Kurucuların İzleyeceği yol;
Kurucular yani girişimciler, bir işi kar amacı ile kurarlar, iyi bir strateji uzmanıdırlar, vizyon sahibidir. Ancak sürdürülebilirlik için girişimcilik yeterli olmayabilir. Ayrıca girişimci olmak, her zaman iyi bir yönetici olmak anlamına gelmez, işin sahibi olmak demek işi iyi yönetmek değildir.
Bu nedenle;
- Geçmiş başarılarının ve alışkanlıkların esiri olunmamalı,
- Edinmiş oldukları gücü paylaşmayı bilmeli,
- Uzun vadeli stratejik planlar yapılmalı,
- Muhasebe ve finansa gerekli önem verilmeli,
- Yeterli iç denetim ve iç kontrol sağlanmalı,
- Risk yönetim planı olmalı,
- Kayıt dışı çalışmaya izin verilmemeli,
- Liyakat esas alınmalı,
- Hızlı karar alınıp, vazgeçilmemeli,
- Detaylara takılıp önemli konular atlanmamalı
- Gelecek kuşakların yönetime yetiştirilmeleri ile ilgili konularda önlem alınmalı,
- Gelecek kuşakların aile şirketini devam ettirme konusunda istekli, yetenekli, eğitimli ve donanımlı olması sağlanmalı,
- Çocukların yönetime hazırlanmasında kariyer planlaması yapılmalı,
- A ilevi konular işle karıştırılmamalı,
- Aile anayasası olmalı ve
- Alınan kararlar kesinlikle uygulanmalıdır.
Aile Şirketlerinin yapısı ve aile şirketindeki roller;
- Aileden gelen roller
- Mülkiyet hakkından gelen roller
- İşletmede yer almaktan doğan roller
- Aile Üyesi Ortak ve Çalışanlar; Aile üyesi, ortak ve hissedar olan ve şirkette karar mekanizmalarında yer alan kişileri tanımlar.
- Aile Üyesi Çalışanlar; Aile üyesi, ortak ve hissedar olan ve şirkette çalışan kişileri tanımlar.
- Aile Üyesi Profesyonel Çalışanlar; Aile üyesi olan ancak ortak ve hissedar olmayan, şirkette profesyonel olarak çalışan kişileri tanımlar.
- Aile Üyesi ve Ortak; Aile üyesi ve ortak olan, hissedar fakat şirkette çalışmayan ve karar mekanizmasında yer almayan kişileri tanımlar.
- Aile Üyesi; Aile üyesi olan, ortak yani hissedar olmayan, şirket ve karar mekanizmalarında yer almayan kişileri tanımlar.
- Mülkiyet Sahibi Ortak; Aile üyesi olmayan, ortak, hissedar olan ve aktif olarak işin işinde, karar mekanizmalarında yer alan mülkiyet sahibi kişileri tanımlar.
- Risk Sermayesi; Ailenin dışarıdan sermayeye ortak ettiği fakat işin içerisinde yer almayan kişileri tanımlar. Kişi aile üyesi değildir, işe ortaktır, hissesi vardır ancak iş akışında ve karar mekanizmasında yer almaz.
- Çalışanlar; Aile üyesi, ortak değildir ve hissedar olmayan, kurumda profesyonel olarak çalışan kişileri tanımlar.
Yukarıda belirtilen bütün roller tarafından, her şeyden önce “in the business of business” işin iş olduğu kavramına inanılmalıdır. Şirket yönetiminin ciddi bir iş olduğuna bütün aile üyeleri inanmalı ve bunun bilicine varmalıdır. İşletmenin geçmişine odaklanılarak takılıp kalınmamalı, büyümeye, gelişmeye odaklanılmalı, uzun vadeli planlar yapılmalıdır. Göreve getirilen, bilgi ve birikime sahip tecrübeli yöneticilere müdahale edilmemeli, saygı gösterilmeli, rakip algılanmamalı ve destek olunmalıdır. Tüm rollerin hakları korunmalı, şeffaf olunmalıdır.
Kurumsallaşmak İçin Yapılması Gerekenler;
- Her şirketin kendine özgü özellikleri vardır ve kendi yapısına uygun yönetim ve denetim anlayışı geliştirmiştir. Ancak ne olursa olsun, bazı temel unsurlar bütün şirketlere aynı olmalı ve evrensel standartlara göre yapılmalı ve örnek alınmalıdır
- Şirketler doğar, büyür ve doğru yönetilmezlerse yok olurlar. Süreklilik ancak doğru kurumsallaşma ve kurumsal yönetime geçerek elde edilebilir. Şirketlerin ömrü kurucularının ömrü ile sınırlı değildir.
- Büyüyen veya büyümeyi hedefleyen şirketlerde şirket sahibi-patronlar günlük faaliyetlerle vakit kaybetmemeli, stratejik konularla ilgilenmelidir. Şirketin gidişatı doğru iç denetim ve iç kontrol ile takip edilmelidir.
- Şirket büyüdükçe, işler karmaşık hale gelmeye başlar. Bu nedenle aile üyeleri çalışanları ve profesyonel çalışanların sorumluluk ve görevleri iyi tanımlanmalıdır. Belirsizlik ve görev tanımlarındaki karmaşa, kararların alınmasında önemli bir engeldir.
- Kurumsallaşma yolunda alınan kararlar ve belirlenen kurallara herkesin uyması sağlanmalıdır. Ailedeki duygusallıkla, şirket yönetimindeki profesyonellik birbirine karıştırılmamalıdır.
- Aileyi ilgilendiren konular aile içinde, şirket faaliyetleri ile ilgili konular şirkette konuşulmalıdır. Şirket ile ilgili konular aile toplantılarında gündeme getirilmemelidir.
- Aile üyelerinin her konuda uzman olması beklenmemelidir. Gerekli olan durumlarda, profesyonel yönetici/danışmanlar ile çalışma tercih edilmelidir.
- Aile bireyleri yetkinlikleri ölçüsünde profesyonel bir anlayışla çalışmalıdır.
- Aile anayasası oluşturulmalıdır.
- Kurumsallaşmaya karar veren şirketler, bu konuyu; aile ve şirket açısından ele almalıdır.
Kurumsallaşmaya Karar Veren Şirket;
- Değişime ve meydan okumaya hazır olmalıdır. Geleneksel kalıplardan çıkmalı, değişime açık olmalı ve saygı duymalıdır.
- Ailedeki görüş farklılıkları, tartışılarak değerlendirilmeli, ortak bir noktada buluşulmalıdır.
- Aile üyeleri arasında doğru iletişimi sağlamak için, sistemler kurulmalı, yapılar oluşturulmalı, bütün aile üyelerinin hakları gözetilmeli, herkesin fikirlerini paylaşabileceği ortam yaratılmalıdır.
- Şirketin devamlılığını sağlayabilmek için; işle ilgili stratejik planlar, aile içerisinde kariyer planlaması, kişisel gelirler ile ilgili planlar yapılmalıdır.
- Aile şirketlerinde en temel unsur, aile işine, ailenin amaçlarına, ailenin geleceği ile ilgili yapılan planlara bağlılıktır. Her aile üyesinin bu planlara bağlı olması sağlanmalıdır.
Yönetilme ve Yönetme Süreci;
- · Her şirketin değerleri içerisinde ‘’liyakat prensibi’’ olmalıdır. Aile şirketlerinde bu prensip aile üyelerine net olarak açıklanmalı, ancak hak edenin belirli noktalarda çalışabileceği belirtilmelidir.
- · Yetkin aile üyeleri için başka yerlerde de fırsatlar olduğu gözden kaçırılmamalı, yetersiz aile üyelerinin yükünü çekmeyecekleri bilinmeli ve bu doğrultuda profesyonelce yaklaşım sergilenmelidir.
- · Aileden olmayan yeterlilik sahibi yöneticilere fırsat verilmeli ve aile üyeleri ile eşit davranılmalı, desteklemeli ve sinerji yaratılmalıdır.
- · Aile üyelerinin kendilerini geliştirmeleri sağlanmalıdır.
- · Ailenin birikimlerini yaratan kurucular mütevazi bir hayat sürerek örnek olmalı, finansal varlıkları korumalıdırlar.
- · Kurucular kendilerini sürekli yenilemeli, fikirlere açık olmalı, geliştirmelidirler.
- · Aile ve şirket birbirine bağlıdır ve destek içerisinde olmalıdır. Şirket için iyi olan daima aile içinde iyidir ancak aile için iyi olan her zaman şirket için iyi olmayabilir, bu nedenle şirket çıkarları ve kuralları önce gelmelidir.
- · Aile şirketinin ortağı olmak istemeyen, ortaklıktan ayrılmak isteyen aile üyelerine saygı duyulmalı ve şirket içerisinde kalması için zorlanmamalıdır.
- · Bir işe alım politikası olmalı ve yeterli olan aile üyelerini teşvik etmek ve erken eğitmek gerekmektedir.
- · Tazminat, ikramiye, hak ve menfaatler, aile dışı yatırımlar, kişisel gayrimenkul planları konularında şeffaf olunmalıdır.
- · Aile üyesi çocukların bir gün şirketin çalışanı ve/veya sahibi olacağı bilinciyle şirkete alıştırmaya ve bu konuda eğitmeye erken dönemlerde başlanmalıdır.
- · İşin büyümesi için değer yargıları olmalıdır, dürüstlük, bütünlük, saygı, etik kurallar şirkete ve aile üyelerine anlatılmalıdır.
Kurumsallaşmaya karar veren ve ilk adımı atan şirketlerde, alınan kararlara ve koyulan kurallara uyulması hayati önem taşımaktadır, şirkette çalışan ya da çalışmayan bütün aile üyeleri tarafından kurallar kabul edilmeli ve uygulanmalıdır. Şirket yönetiminde gerekli olan profesyonellik ile ailedeki duygusallık birbirlerinden ayrı tutulmalıdır. Aileyi ilgilendiren konular aile içinde, şirketi ilgilendiren konular şirkette konuşulmalı ve tartışılmalıdır. Şirketi ilgilendiren konular şirkette düzenlenen toplantılarda, Yönetim Kurulunda vb. gündeme getirilmeli, tartışılmalı ve karar alınmalıdır, aile içerisinde aile toplantılarında gündeme alınmamalı, birbirinden ayırt edilmelidir. Şirkette çalışan aile üyeleri aile üyei olmanın avantajları ile birlikte profesyonel bir anlayışla çalışmalıdır. Aile üyesi olmayan, bilgi ve birikime sahip tecrübeli yöneticilere müdahale edilmemeli, saygı gösterilmeli, rakip algılanmamalı ve destek olunmalı birlikte tek hedefe odaklanarak çalışılmalıdır.
Üretim, hizmet, satış, finans vb. konularda yürütülecek politika standartlara uygun olmalıdır. Şirketlerde, kurucuların işinin başında, operasyonel kısımda olması gerekmez, kurucular daha çok yönetsel ve denetsel kısımlarla ilgilenebilir. Büyüyen ya da büyümeyi hedefleyen şirketlerde, patronlar günlük küçük faaliyetlerden uzaklaşarak daha çok stratejik konulara odaklanmalıdır. Doğru iç denetim ve iç kontrol yöntemleri benimsenmelidir. Aile bireylerinin ve çalışanların görev tanımları ve sorumluluklar iyi tanımlanmalı, açık nokta bırakılmamalıdır. Belirsizlik, yetkisiz verilen sorumluluk kararlar alınmasında önemli bir engel ve yapılacak en büyük yönetsel hatadır.
Şirketlerin ömürleri kurucularının ömrü ile sınırlı olmadığı gerçeği kavranmalı, kısa ve orta vadeli planlar yerine uzun vadeli planlar yapılmalı, büyüme ve gelişmeye odaklanılmalıdır.
Şirketler de doğar, büyür ve doğru yönetilmezlerse yok olurlar. Süreklilik ancak doğru kurumsallaşma ve kurumsal yönetimle gerçekleştirilebilir.
Ekonominin temel direği olan Aile Şirketlerinde kurumsallaşma yolunda ilk adımın atılması dileklerimle…
